Bulut PDKS nedir? Personel takibini buluta taşımanın avantajları

Personel devam kontrol sistemi (PDKS), çalışanların işe giriş ve çıkışlarını kaydedip bu kayıtları puantaja dönüştüren yazılım ve donanımların bütünüdür. Uzun yıllar boyunca PDKS denince akla şirketin kendi sunucusuna kurulan, tek bir bilgisayardan yönetilen programlar geldi. Bugün ise giderek daha fazla kurum bulut PDKS ile çalışıyor: sunucu kurmadan, program yüklemeden, tarayıcıdan.

Bu yazıda bulut PDKS'nin ne olduğunu, kurum içi kuruluma göre farklarını ve bir bulut personel takip sistemi seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Bulut PDKS nedir?

Bulut PDKS, personel takip yazılımının sizin yerinize hizmet sağlayıcının sunucularında çalıştığı modeldir. Kart ya da karekod okuyuculardan gelen geçişler internet üzerinden bu sunucuya iletilir; puantaj burada hesaplanır. Siz ve yöneticileriniz sisteme bir web adresinden girersiniz.

Kısacası web tabanlı PDKS'nin barındırma işini de hizmet sağlayıcıya bıraktığınız hâlidir. Sunucu donanımı, yedekleme ve güncellemeler sizin işiniz olmaktan çıkar.

Bulut ile kurum içi kurulum arasındaki farklar

İki model de aynı işi yapar; fark, sistemin nerede çalıştığı ve kimin yönettiğidir.

• Bulut (yıllık abonelik): Sunucu yatırımı yoktur. Sistem hizmet sağlayıcının sunucularında barındırılır; sunucu yönetimi, yedekleme ve güncellemeler hizmete dahildir. İnternet olan her yerden erişilir.
• Kurum içi (tek seferlik lisans): Yazılım kurumun kendi sunucusuna kurulur. Veriler tamamen kurumun kontrolündedir; tekrar eden lisans maliyeti olmaz. Sunucunun bakımı ve yedeklemesi kurumun bilgi işlem ekibindedir.

Hangisinin size uygun olduğu; personel sayınıza, lokasyon sayınıza, bilgi işlem ekibinizin olup olmamasına ve verileri nerede tutmak istediğinize bağlıdır. Momento PDKS'de iki modelde de aynı yazılım çalışır; fiyatlama bölümünde iki seçeneği karşılaştırabilirsiniz.

Bulut PDKS'nin avantajları

1. Sunucu ve kurulum maliyeti yok

Bulutta ayrı bir sunucu almanız, işletim sistemi ve veritabanı lisansı kurmanız gerekmez. Sistem hazır olarak gelir; ilk gün kullanmaya başlarsınız.

2. Her yerden, her cihazdan erişim

Web tabanlı bir sistem tarayıcıda çalışır. İnsan kaynakları uzmanı ofisteki bilgisayarından, şube müdürü tabletinden, yönetici telefonundan aynı verilere ulaşır. Hiçbir cihaza program kurulmaz.

3. Yedekleme ve güncellemeler dahil

Kurum içi kurulumlarda en sık ihmal edilen konu yedeklemedir. Bulutta yedekleme ve yazılım güncellemeleri hizmetin parçasıdır; yeni özellikler ve düzeltmeler siz bir şey yapmadan sisteme gelir.

4. Çok lokasyonu tek merkezden yönetme

Fabrika, şube, şantiye ya da depo; farklı adreslerdeki okuyuculardan gelen geçişler aynı sistemde toplanır. Lokasyonları tek ekrandan izler, raporlarda karşılaştırırsınız.

5. Gerçek zamanlı izleme

Okuyucudan gelen geçiş anında sisteme düşer. Kimin içeride olduğunu, kimin geç kaldığını ya da hiç gelmediğini gün bitmeden görürsünüz.

Bulut PDKS'de puantaj nasıl hesaplanır?

Puantaj, "iki zaman arasındaki süre" kadar basit değildir. Gece vardiyası, esnek mesai, mola süreleri, resmi tatiller, izinler ve geç kalma toleransları hesabı değiştirir. İyi bir PDKS bu kuralları kurumunuza göre tanımlamanıza izin verir:

• Vardiya ve mesai şablonları, gece mesaisi ve hafta sonu çalışması
• Fazla mesai ve eksik çalışma hesabı
• Yıllık izin, mazeret izni ve raporlu günler
• Geç giriş, erken çıkış ve aynı gün birden çok giriş çıkış senaryoları

Momento PDKS'de geçiş kaydı alınır, kural motoru vardiya, tolerans, mesai ve tatil kurallarını işler, sonuç Excel ve PDF raporlarına ya da İK sistemine aktarılır. Ayrıntılar için puantaj hesaplama bölümüne göz atabilirsiniz.

Hangi cihazlarla çalışır?

Bulut PDKS, sahadaki okuyucuların internet üzerinden sunucuya veri göndermesiyle çalışır. Momento PDKS; manyetik kartlı, Mifare / proximity kartlı ve karekodlu (QR) okuyucularla, tripod ve swing turnikelerle çalışır. AKS, İşbitek ve ZKTeco cihazları tek bir entegrasyon uygulaması olan Peron ile bağlanır. Desteklenen donanımların tamamı donanım bölümünde yer alıyor.

Mobil uygulama ile kartsız geçiş

Bulut sistemin bir avantajı da mobil uygulamalarla doğal olarak çalışmasıdır. iOS ve Android'de çalışan Momento Mobil ile personel:

• Telefondaki karekodla, fiziksel kart olmadan turnikeden geçebilir,
• Yıllık izin bakiyesini görüp izin talebi oluşturabilir,
• Zimmetlendiği ekipmanları ve İK duyurularını takip edebilir.

Güvenlik: bulutta verilerim güvende mi?

Bulut PDKS seçerken sorulması gereken ilk sorulardan biri budur. Dikkat etmeniz gerekenler:

• Şifreli bağlantı: Sisteme yalnızca HTTPS ile erişilmeli. Momento PDKS'nin bulut adresi app.momentopdks.com şifreli bağlantıyla çalışır.
• Kişiye özel giriş: Her kullanıcı kendi e-posta adresi ve parolasıyla girmeli; yetkiler ekran bazında verilebilmeli. Parolasını unutan kullanıcı, sıfırlama bağlantısını kendi e-postasına alabilmeli.
• Veritabanı: Momento PDKS verileri Microsoft SQL Server üzerinde saklanır.
• Yedekleme: Yedeklerin düzenli alındığından emin olun; bulut aboneliğinde bu hizmetin parçasıdır.

Kişisel verilerin işlenmesi konusunda kurumunuzun KVKK yükümlülükleri bulutta da devam eder; hizmet sağlayıcınızla bu konuyu açıkça konuşun.

Bulut PDKS seçerken nelere dikkat etmeli?

1. Puantaj kurallarınızı (vardiya, tolerans, fazla mesai) yazılımda tanımlayabiliyor musunuz?
2. Mevcut okuyucu ve turnikeleriniz sistemle çalışıyor mu?
3. Raporlar bordro ve İK sisteminize aktarılabiliyor mu?
4. Personel için mobil uygulama var mı?
5. Gerektiğinde kurum içi kuruluma geçebiliyor musunuz?
6. Kurulum ve sonrasında yerinde destek alabiliyor musunuz?

Sık sorulan sorular

Bulut PDKS için bilgisayarlara program kurmak gerekir mi?
Hayır. Sistem tarayıcıdan çalışır; bilgisayar, tablet ya da telefondan erişilir.

İnternet kesilirse geçişler kaybolur mu?
Bu, kullandığınız okuyucuya ve entegrasyona bağlıdır. Kurulum öncesinde sahanızdaki cihazlar için bunu birlikte değerlendiririz.

Bulut PDKS'nin fiyatı neye göre belirlenir?
Bulut sistem yıllık abonelikle sunulur. Nihai fiyatı personel sayısı, okuyucu/cihaz sayısı ve lokasyon sayısı belirler.

Sonuç

Bulut PDKS; sunucu yatırımı yapmadan, her yerden erişilebilen, yedeklemesi ve güncellemesi dahil bir personel takip ve puantaj sistemi isteyen kurumlar için güçlü bir seçenektir. Verilerini kendi sunucusunda tutmak isteyen kurumlar için aynı yazılımın kurum içi seçeneği de vardır.

Momento PDKS'yi kendi kurallarınızla görmek isterseniz bize ulaşın; size özel bir demo hazırlayalım.