Gece vardiyası hangi güne yazılmalı? İzinli günden sonra kaybolan vardiyayı nasıl çözdük

Gece vardiyasında çalışan personelin puantajını hesaplayan herkes bir noktada aynı soruyla karşılaşır: Cuma 23:48'de girip Cumartesi 08:04'te çıkan personel hangi gün çalışmış sayılır? Bu yazıda bir müşterimizde yaşanan gerçek bir vakayı, sorunun kaynağını ve Momento PDKS'te nasıl çözdüğümüzü anlatıyoruz. Aynı sorunu yaşıyorsanız kendi kurulumunuzu kontrol etmek için de rehber olarak kullanabilirsiniz.

Vaka: izinli günden sonra kaybolan gece vardiyası

Müşterimiz gece vardiyasını personelin çıktığı güne yazmak istiyordu. Bunun için kurallı gün atamada "hesaplanan puantaj bir sonraki güne yazılsın" seçeneğini kullanıyordu. Personel düzenli girip çıktığı sürece her şey doğruydu. Sorun, araya hareket görmeyen bir gün girince başladı.

Personele Perşembe günü için ücretsiz izin girilmişti. Personel Perşembe 23:49'da gelip Cuma sabahı 08:05'te çıktı. Beklenen sonuç ile sistemin ürettiği sonuç şöyleydi:

Yani bir gecelik çalışma kayboluyor, yerine çalışılmış bir güne devamsızlık yazılıyordu. Sonraki gecelerin puantajı da birbirine karışıyordu.

Sorunun kaynağı: "önce hesapla, sonra kaydır"

İnceleme sonunda sorunun tek bir hatadan değil, yöntemin kendisinden kaynaklandığını gördük. Seçenek, her günü önce girildiği günün tanımıyla hesaplıyor, sonra sonucu bir gün ileri kaydırıyordu. İzinli bir gün araya girdiğinde bu zincir üç yerden kopuyordu:

1. İzin girilmiş gün, akşamki girişi gece vardiyasının başlangıcı olarak tanımıyordu.
2. İzinli gün ertesi sabahın çıkışını kendine bağlamıyordu; ertesi gün de o çıkışı önceki güne vermiyordu.
3. Kaydırma sonrası boş kalan gün, planına göre devamsızlık alıyordu.

Bir de hafta sonu tarafı vardı. Cuma gecesi başlayan vardiya Cumartesi'ye kaydırılsa bile Cuma'nın tanımıyla, yani normal çalışma olarak hesaplanıyordu. Oysa personel teknik olarak hafta tatilinde çalışmıştı ve hafta tatiline göre hesaplanması gerekiyordu.

Çözüm, adım 1: mevcut yöntemi onardık

Önce bu seçeneği kullanan firmalar için akışı düzelttik. İzin ya da hareket görmeyen gün girilmiş günde de akşam başlayan vardiya artık doğru tanınıyor. Günün kendi izni o günde kalıyor, akşam başlayan vardiya ertesi sabahın çıkışıyla eşleşip ertesi güne yazılıyor. Cuma'ya devamsızlık yazılmıyor.

Çözüm, adım 2: "Gece vardiyası çıktığı güne" ayarı

Asıl çözüm için yöntemi baştan ele aldık. Müşterinin isteği netti: gece vardiyası bazı personel için girdiği güne, bazıları için çıktığı güne yazılabilmeli; iki yöntem aynı firmada birlikte çalışabilmeli; personel bir süreliğine geçici olarak gece çalışabilmeli.

Tanımlar → Gece Vardiyası Ayarları ekranında şunları belirliyorsunuz:

• Kapsam: Gece vardiyası çıktığı güne yazılacak çalışma planı, bölüm ya da tek tek personel. Her satıra başlangıç ve bitiş tarihi girilebilir. Bir ay boyunca geceye geçen personel yalnızca o tarihler arasında bu yöntemle hesaplanır.
• Sınır saati: Bu saatten (örneğin 21:00) sonra başlayan vardiya ertesi günün çalışmasıdır.

Kapsamdaki personelde artık "önce hesapla, sonra kaydır" yok. Akşam başlayan vardiya hesaptan önce çıktığı güne ait sayılıyor ve doğrudan o günün tanımıyla hesaplanıyor:

• Cuma 23:48 – Cumartesi 08:04 vardiyası Cumartesi'nin çalışmasıdır. Cumartesi hafta tatiliyse hafta tatiline göre hesaplanır.
• Vardiyanın gece yarısından önceki dakikaları da çıktığı günün gün dağılımına göre sayılır. Gün dağılımınızda erken giriş için fazla mesai tanımlıysa o dakikalar kaybolmaz.
• Akşamı ertesi güne giden günün izni, hak edişi ya da devamsızlığı o günde kalır. İzinli günün akşamı başlayan vardiya ertesi günün çalışmasıdır.
• 00:30 gibi gece yarısından sonraki geç girişler kendi gününde kalır.

Kapsam dışındaki personel bugünkü gibi girdiği güne göre hesaplanmaya devam eder. Ayar kapalıyken hesap hiç değişmez.

Aynı vakayı yeni yöntemle hesapladığımızda tablo şöyle oldu:

Kendi kurulumunuzu nasıl kontrol edersiniz?

Gece vardiyası olan bir firmada şu adımları öneriyoruz:

1. Yönteminize karar verin. Bordronuz gece vardiyasını girilen güne mi, çıkılan güne mi yazıyor? Bu, bir sistem ayarından çok işletmenizin ve bordronuzun kuralıdır.
2. Kapsamı belirleyin. Çıktığı güne yazılacak personeli çalışma planı, bölüm ya da sicille seçin. Geçici durumlar için tarih aralığı girin.
3. Planı kontrol edin. Vardiya çıktığı günün tanımıyla hesaplandığı için kapsamdaki personelin o günlerdeki planı gece vardiyası gün tanımı olmalı. Gerekirse çalışma planı değişimi girin.
4. Açmadan önce deneyin. Ekrandaki deneme alanında bir personel ve tarih aralığı seçin. Her gün için hangi hareketin o güne ait sayıldığını, hangisinin ertesi güne gittiğini ve günün hangi tanımla hesaplanacağını görürsünüz. Deneme hiçbir şey kaydetmez.
5. Puantajı yeniden hesaplayın. Ayar sonraki hesaptan itibaren geçerlidir. Sonucu Puantaj Analiz'deki hesap açıklamasından gün gün izleyebilirsiniz.

Sonuç

Bu vakada sorun tek bir günün yanlış hesaplanması gibi görünse de kökü gece vardiyasının hangi güne ait olduğuna hesaptan sonra karar verilmesindeydi. Kararı hesaptan önceye aldık, personel grubuna ve tarihe göre ayarlanabilir hale getirdik. Böylece hafta tatili, izin ve geçici gece çalışması da kendi kurallarıyla doğru hesaplanıyor.

Gece vardiyası puantajında benzer bir sorun yaşıyorsanız bize yazın; kendi kurulumunuz üzerinden birlikte bakalım.